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LEI Nº 14

LEI Nº 14.487, DE 24 DE NOVEMBRO DE 2011.

 

(Vide Resolução nº 1184, de 1º/07/2013 – Regimento Interno)

 

Cria, no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, e dá outras providências.

 

O PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO:

Faço saber que tendo em vista o disposto nos §§6º e 8º do art. 23, da Constituição do Estado, o Poder Legislativo decreta e eu promulgo a seguinte Lei:

 

Art. 1º Fica criada no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

 

Parágrafo único. A Comissão de que trata o caput deste artigo terá caráter permanente.

 

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, subordinada a Mesa Diretora, terá a competência para disciplinar, classificar, avaliar, analisar, selecionar e descartar a documentação produzida e recebida no âmbito do Poder Legislativo, e especificamente:

 

I - Promover o levantamento da produção documental e identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;

 

II - Solicitar serviços de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos em razão de sua especificidade ou volume;

 

III - Estabelecer e executar a política de avaliação de documentos;

 

IV - Coordenar, supervisionar, controlar e estabelecer diretrizes para a gestão de documentos;

 

V - Estabelecer normas e instruções para disciplinar a produção de documentos de forma a manter, a uniformizar e a padronizar os procedimentos;

 

VI - Coordenar, orientar e supervisionar a execução das rotinas diárias dos arquivos setoriais;

 

VII - Elaborar a Tabela de Temporalidade e as suas alterações de acordo com a legislação específica e com a produção documental;

 

VIII - Encaminhar as Tabelas de Temporalidade à Mesa Diretora para conhecimento e aprovação;

 

IX - Proceder a divulgação da Tabela de Temporalidade mediante a publicação em Diário Oficial ou outro meio que se fizer necessário;

 

X - Elaborar a Tabela de Retenção de Documentos setoriais, assessorar e gerir todos os organismos gestores;

 

XI - Criar programas de Gestão e de Preservação de Documentos Púbicos, produzidos ou recebidos, em decorrência das funções legislativas e de acordo com as políticas públicas de preservação do meio ambiente;

 

XII - Estimular a integralização do uso da ferramenta intranet no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco - ALEPE;

 

XIII - Disciplinar a retenção dos documentos gerados em todos os setores, inclusive em suportes digitais, para o posterior recolhimento ao Arquivo Central da Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo, em conformidade com a Tabela de Retenção de Documentos;

 

XIV - Orientar e proceder a execução das ações disciplinadas na Tabela de Temporalidade;

 

XV - Estabelecer critérios e meios de Preservação dos documentos a serem eliminados de acordo com o estabelecido na Tabela de Temporalidade, lavrando a respectiva ata de eliminação, ficha de controle de eliminação, listagem de eliminação de documentos e edital de ciência de eliminação de documentos, mediante publicação no Diário Oficial do Estado e digitalização, se necessário, no arquivo central;

 

XVI - Reter, de acordo com as normas arquivístivas disciplinadas pela legislação brasileira, de 3 (três) a 5 (cinco) unidades documentais, como prova da ação institucional, administrativa e histórica.

 

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da ALEPE terá treze (13) membros, sob a Presidência do Assistente Chefe da Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo, e será composta por representantes indicados em caráter permanente pelos seguintes setores:

 

I - Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo - 04 membros;

 

II - Assistência Legislativa - 01 membro;

 

III - Assistência de Comunicação Social - 01 membro;

 

IV - Superintendência Geral - 01 membro;

 

V - Superintendência Administrativa - 01 membro;

 

VI - Superintendência de Recursos Humanos - 01 membro;

 

VII - Superintendência de Planejamento e Execução Orçamentária - 01 membro;

 

VIII - Superintendência de Modernização Institucional e Tecnológica - 01 membro;

 

IX - Auditoria - 01 membro;

 

X - Procuradoria Geral - 01 membro;

 

§ 1º Os representantes deverão possuir conhecimento da legislação pertinente, avaliação e gestão de documentos e informações, bem como das funções, atividades e estrutura organizacional da área específica de competência que representa.

 

§ 2º O caráter permanente da indicação dos membros que consta do caput deste artigo extingue-se: por infração a presente Lei, por decisão da maioria absoluta dos membros da comissão ou por iniciativa pessoal do membro.

 

Art. 4° A Comissão terá a seguinte organização:

 

I - Presidente;

 

II - Vice-Presidente;

 

III - Secretário;

 

IV - Segundo Secretário;

 

V - Procurador;

 

Parágrafo único. O vice-presidente, o secretário e o segundo secretário serão eleitos por maioria simples dos membros da comissão por um período de quatro anos, podendo ser reeleitos.

 

Art. 5º A Comissão reunir-se-á ordinariamente às segundas-feiras e, extraordinariamente quando necessário.

 

§ 1º As reuniões serão coordenadas pelo Presidente da Comissão e, na sua ausência ou impedimentos, pelo Vice-Presidente e pelo Secretário sucessivamente;

 

§ 2º O quórum para realização das reuniões será de 1/5 (um quinto) e para deliberações será de metade mais um dos membros da Comissão;

 

§ 3º As reuniões extraordinárias serão convocadas por escrito pelo Presidente, com antecedência mínima de quarenta e oito horas, mencionando a pauta dos trabalhos;

 

§ 4º O prazo de convocação poderá ser reduzido em caso de urgência, podendo a pauta ser comunicada verbalmente mediante justificativa;

 

§ 5º A duração das reuniões deverá ser de 03 (três) horas, podendo estender-se mediante aprovação dos integrantes após ser observado quórum mínimo necessário;

 

§ 6º Serão consideradas aprovadas as matérias que obtiverem a maioria dos votos dos presentes à reunião;

 

I - As ausências, mesmo que justificadas, implicarão no processo de substituição dos membros, observados os seguintes critérios:

 

a) Poderá ser solicitada pelo presidente a substituição do Membro da CPAD ao Gestor que o indicou quando: tiver três faltas justificadas consecutivas ou cinco alternadas nas reuniões ordinárias em um período de seis meses; tiver duas faltas não justificadas num período de três meses.

 

§ 7º Os membros nomeados para a Comissão, quando convocados pelo seu Presidente, darão prioridade à execução das atividades por ela desenvolvidas;

 

I - A ausência de qualquer membro deverá ser justificada ao Presidente, por escrito, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas.

 

§ 8º O Presidente terá somente o voto de qualidade;

 

§ 9º De cada reunião será lavrada Ata, que após a leitura e aprovação, será assinada por todos os integrantes presentes e encaminhada à Assistência Legislativa para publicação no Diário Oficial do Estado.

 

Art. 6º Compete aos integrantes:

 

I - Ao Presidente:

 

a) Convocar e presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias;

 

b) Cumprir e fazer cumprir as deliberações da Comissão;

 

c) Assinar as listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação de documentos;

 

d) Representar interna e externamente a Comissão ou designar quem o faça;

 

e) Dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da Comissão;

 

f) Coordenar os trabalhos das equipes referentes à elaboração das Tabelas de Temporalidade.

 

II - Ao Vice-Presidente:

 

a) Auxiliar o Presidente na elaboração da agenda de trabalho e na administração, quando solicitado, desempenhando as tarefas que lhe forem atribuídas;

 

b) Substituir o Presidente na sua ausência.

 

III - Ao Secretário:

 

a) Assessorar o Presidente durante as reuniões, lavrar as respectivas atas encaminhando-as para publicação;

 

b) Elaborar pauta e notificar os integrantes da Comissão sobre a realização das reuniões;

 

c) Receber e expedir a correspondência;

 

d) Requisitar material de consumo e do patrimônio para a Comissão;

 

e) Substituir o Presidente na ausência deste e do Vice-Presidente.

 

IV - Ao Segundo Secretário:

 

a) Auxiliar o Secretário na execução de suas funções e no desempenho das tarefas que lhe são atribuídas;

 

b) Substituir o Secretário na sua ausência.

 

V - Ao Procurador:

 

a) Assessorar a Comissão quanto aos assuntos jurídicos e prazos legais dos documentos;

 

b) Fornecer subsídios e dados para o estabelecimento dos valores legais, fiscais e quaisquer outros vinculados à sua área de atuação.

 

VI - Aos Membros:

 

a) Comparecer às reuniões, delas participar, discutindo e votando a pauta dos trabalhos e cumprir as determinações do Presidente no âmbito da Comissão;

 

b) Executar o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas na ALEPE;

 

c) Selecionar e preparar os conjuntos documentais a serem eliminados;

 

d) Proceder a eliminação de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade;

 

Art. 7º O funcionamento da Comissão terá caráter permanente.

 

Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, retroagindo os seus efeitos a 1º de junho de 2011.

 

Palácio Joaquim Nabuco, Recife, 24 de novembro do ano de 2011, 195º da Revolução Republicana Constitucionalista e 190º da Independência do Brasil.

 

GUILHERME UCHÔA

Presidente

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Estado.