LEI Nº 14.487, DE
24 DE NOVEMBRO DE 2011.
(Vide Resolução nº 1184, de 1º/07/2013 – Regimento Interno)
Cria, no
âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco, a Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos - CPAD, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA
LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO:
Faço saber que tendo em vista o
disposto nos §§6º e 8º do art. 23, da Constituição do Estado, o Poder
Legislativo decreta e eu promulgo a seguinte Lei:
Art. 1º Fica
criada no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos.
Parágrafo
único. A Comissão de que trata o caput deste artigo terá caráter
permanente.
Art. 2º A
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, subordinada a Mesa Diretora,
terá a competência para disciplinar, classificar, avaliar, analisar, selecionar
e descartar a documentação produzida e recebida no âmbito do Poder Legislativo,
e especificamente:
I - Promover o
levantamento da produção documental e identificar as séries documentais geradas
no exercício de suas competências e atividades;
II - Solicitar
serviços de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos em
razão de sua especificidade ou volume;
III -
Estabelecer e executar a política de avaliação de documentos;
IV -
Coordenar, supervisionar, controlar e estabelecer diretrizes para a gestão de
documentos;
V -
Estabelecer normas e instruções para disciplinar a produção de documentos de
forma a manter, a uniformizar e a padronizar os procedimentos;
VI -
Coordenar, orientar e supervisionar a execução das rotinas diárias dos arquivos
setoriais;
VII - Elaborar
a Tabela de Temporalidade e as suas alterações de acordo com a legislação
específica e com a produção documental;
VIII -
Encaminhar as Tabelas de Temporalidade à Mesa Diretora para conhecimento e
aprovação;
IX - Proceder
a divulgação da Tabela de Temporalidade mediante a publicação em
Diário Oficial ou outro meio que se fizer necessário;
X - Elaborar a
Tabela de Retenção de Documentos setoriais, assessorar e gerir todos os
organismos gestores;
XI - Criar
programas de Gestão e de Preservação de Documentos Púbicos, produzidos ou
recebidos, em decorrência das funções legislativas e de acordo com as políticas
públicas de preservação do meio ambiente;
XII -
Estimular a integralização do uso da ferramenta intranet no âmbito da
Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco - ALEPE;
XIII -
Disciplinar a retenção dos documentos gerados em todos os setores, inclusive em
suportes digitais, para o posterior recolhimento ao Arquivo Central da
Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo, em conformidade
com a Tabela de Retenção de Documentos;
XIV - Orientar
e proceder a execução das ações disciplinadas na Tabela de Temporalidade;
XV -
Estabelecer critérios e meios de Preservação dos documentos a serem eliminados
de acordo com o estabelecido na Tabela de Temporalidade, lavrando a respectiva
ata de eliminação, ficha de controle de eliminação, listagem de eliminação de
documentos e edital de ciência de eliminação de documentos, mediante publicação
no Diário Oficial do Estado e digitalização, se necessário, no arquivo central;
XVI - Reter,
de acordo com as normas arquivístivas disciplinadas pela legislação brasileira,
de 3 (três) a 5 (cinco) unidades documentais, como prova da ação institucional,
administrativa e histórica.
Art. 3º A
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da ALEPE terá treze (13)
membros, sob a Presidência do Assistente Chefe da Assistência de Preservação do
Patrimônio Histórico do Legislativo, e será composta por representantes
indicados em caráter permanente pelos seguintes setores:
I -
Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo - 04 membros;
II - Assistência
Legislativa - 01 membro;
III -
Assistência de Comunicação Social - 01 membro;
IV -
Superintendência Geral - 01 membro;
V -
Superintendência Administrativa - 01 membro;
VI -
Superintendência de Recursos Humanos - 01 membro;
VII -
Superintendência de Planejamento e Execução Orçamentária - 01 membro;
VIII -
Superintendência de Modernização Institucional e Tecnológica - 01 membro;
IX - Auditoria
- 01 membro;
X -
Procuradoria Geral - 01 membro;
§ 1º Os
representantes deverão possuir conhecimento da legislação pertinente, avaliação
e gestão de documentos e informações, bem como das funções, atividades e
estrutura organizacional da área específica de competência que representa.
§ 2º O caráter
permanente da indicação dos membros que consta do caput deste artigo
extingue-se: por infração a presente Lei, por decisão da maioria absoluta dos
membros da comissão ou por iniciativa pessoal do membro.
Art. 4° A
Comissão terá a seguinte organização:
I -
Presidente;
II -
Vice-Presidente;
III -
Secretário;
IV - Segundo
Secretário;
V -
Procurador;
Parágrafo
único. O vice-presidente, o secretário e o segundo secretário serão eleitos por
maioria simples dos membros da comissão por um período de quatro anos, podendo
ser reeleitos.
Art. 5º A
Comissão reunir-se-á ordinariamente às segundas-feiras e, extraordinariamente
quando necessário.
§ 1º As
reuniões serão coordenadas pelo Presidente da Comissão e, na sua ausência ou
impedimentos, pelo Vice-Presidente e pelo Secretário sucessivamente;
§ 2º O quórum
para realização das reuniões será de 1/5 (um quinto) e para deliberações será
de metade mais um dos membros da Comissão;
§ 3º As
reuniões extraordinárias serão convocadas por escrito pelo Presidente, com
antecedência mínima de quarenta e oito horas, mencionando a pauta dos
trabalhos;
§ 4º O prazo
de convocação poderá ser reduzido em caso de urgência, podendo a pauta ser
comunicada verbalmente mediante justificativa;
§ 5º A duração
das reuniões deverá ser de 03 (três) horas, podendo estender-se mediante
aprovação dos integrantes após ser observado quórum mínimo necessário;
§ 6º Serão
consideradas aprovadas as matérias que obtiverem a maioria dos votos dos
presentes à reunião;
I - As
ausências, mesmo que justificadas, implicarão no processo de substituição dos
membros, observados os seguintes critérios:
a) Poderá ser
solicitada pelo presidente a substituição do Membro da CPAD ao Gestor que o
indicou quando: tiver três faltas justificadas consecutivas ou cinco alternadas
nas reuniões ordinárias em um período de seis meses; tiver duas faltas não justificadas
num período de três meses.
§ 7º Os
membros nomeados para a Comissão, quando convocados pelo seu Presidente, darão
prioridade à execução das atividades por ela desenvolvidas;
I - A ausência
de qualquer membro deverá ser justificada ao Presidente, por escrito, com
antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas.
§ 8º O
Presidente terá somente o voto de qualidade;
§ 9º De cada
reunião será lavrada Ata, que após a leitura e aprovação, será assinada por
todos os integrantes presentes e encaminhada à Assistência Legislativa para
publicação no Diário Oficial do Estado.
Art. 6º
Compete aos integrantes:
I - Ao
Presidente:
a) Convocar e
presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias;
b) Cumprir e
fazer cumprir as deliberações da Comissão;
c) Assinar as
listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação de documentos;
d) Representar
interna e externamente a Comissão ou designar quem o faça;
e) Dispor
sobre os demais assuntos administrativos internos da Comissão;
f) Coordenar
os trabalhos das equipes referentes à elaboração das Tabelas de Temporalidade.
II - Ao
Vice-Presidente:
a) Auxiliar o
Presidente na elaboração da agenda de trabalho e na administração, quando
solicitado, desempenhando as tarefas que lhe forem atribuídas;
b) Substituir
o Presidente na sua ausência.
III - Ao
Secretário:
a) Assessorar
o Presidente durante as reuniões, lavrar as respectivas atas encaminhando-as
para publicação;
b) Elaborar
pauta e notificar os integrantes da Comissão sobre a realização das reuniões;
c) Receber e
expedir a correspondência;
d) Requisitar
material de consumo e do patrimônio para a Comissão;
e) Substituir
o Presidente na ausência deste e do Vice-Presidente.
IV - Ao
Segundo Secretário:
a) Auxiliar o
Secretário na execução de suas funções e no desempenho das tarefas que lhe são
atribuídas;
b) Substituir
o Secretário na sua ausência.
V - Ao
Procurador:
a) Assessorar
a Comissão quanto aos assuntos jurídicos e prazos legais dos documentos;
b) Fornecer
subsídios e dados para o estabelecimento dos valores legais, fiscais e
quaisquer outros vinculados à sua área de atuação.
VI - Aos
Membros:
a) Comparecer
às reuniões, delas participar, discutindo e votando a pauta dos trabalhos e
cumprir as determinações do Presidente no âmbito da Comissão;
b) Executar o
levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou
acumuladas na ALEPE;
c) Selecionar
e preparar os conjuntos documentais a serem eliminados;
d) Proceder a
eliminação de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade;
Art. 7º O
funcionamento da Comissão terá caráter permanente.
Art. 8º Esta
Lei entra em vigor na data de sua publicação, retroagindo os seus efeitos a 1º
de junho de 2011.
Palácio
Joaquim Nabuco, Recife, 24 de novembro do ano de 2011, 195º da Revolução
Republicana Constitucionalista e 190º da Independência do Brasil.
GUILHERME UCHÔA
Presidente