RESOLUÇÃO Nº 1185,
DE 1º DE JULHO DE 2013.
Institui e disciplina o
Código de Classificação de Documento-CCD, a
Tabela de Temporalidade Documental-TTD, o Índice e a Instrução Normativa –
IN/Cpad /Alepe nº 002/2013 da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco.
A ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO
ESTADO DE PERNAMBUCO
Resolve:
Art. 1º Fica
instituído o Código de Classificação de Documentos – CCD e a Tabela de Temporalidade Documental - TTD no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de
Pernambuco, destinados a dar eficiência administrativa, conservar, proteger e assegurar o acesso ao patrimônio
documental na esfera do Poder Legislativo Estadual.
Art. 2º O Código
de Classificação de Documentos fica aprovado na forma do anexo I desta Resolução.
Art. 3º A Tabela
de Temporalidade Documental fica aprovada na forma do anexo II desta Resolução.
Art. 4º O Índice
fica aprovado na forma do anexo III desta Resolução.
Art. 5º A
Instrução Normativa – IN/Cpad – Alepe nº 002/2013 e seus Anexos I, II e III,
ficam aprovados nesta Resolução.
Art. 6º Os
anexos I, II e III, são partes integrantes da presente Resolução.
Art. 7º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio Joaquim
Nabuco, Recife, 1º de julho do ano de 2013, 197º da Revolução Republicana
Constitucionalista e 191º da Independência do Brasil.
GUILHERME UCHÔA
Presidente
ANEXO I
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS - CCD
FUNDO: Assembleia
Legislativa do Estado de Pernambuco
Função: 01
- LEGISLATIVO
Subfunção: 01.01 -
Atividades Legislativas
Documentos: 01.01.01 - Livro de Posse de Deputados
01.01.02 - Livro de Po0073se da Mesa Diretora
01.01.03
- Livro de Transmissão do Cargo da Presidência
01.01.04
- Emendas à Constituição
01.01.05
- Lei Complementar
01.01.06
- Lei Ordinária
01.01.07
- Decreto Legislativo
01.01.08
- Resoluções
01.01.09
- Atos
01.01.10
- Decisão da Mesa Diretora
01.01.11
- Proposta de Emenda à Constituição
01.01.12 - Processado do Projeto (de Constituição, de
Lei Complementar, de Lei Ordinária, de Resolução)
01.01.13 - Livro de registro de projetos
01.01.14
- Livro de registro de Parecer
01.01.15
- Mensagens
01.01.16
- Requerimentos
01.01.17
- Indicações
Subfunção: 01.02
– Realização de Sessões Legislativas
Documentos:
01.02.01 - Convite para
Reunião Solene
01.02.02 - Processo das reuniões secretas
01.02.03 - Lista de presença de Deputados
01.02.04 - Lista de chamada de votação nominal
01.02.05 - Expediente
01.02.06 - Atas das reuniões
01.02.07 - Notas taquigráficas
01.02.08 - Anais
01.02.09 - Relatório anual e DVD da atuação
parlamentar
Subfunção: 01.03 -
Atividades de Fiscalização
Documento: 01.03.01 - Processo das CPIs
Subfunção: 01.04 -
Atividades de Julgamento
Documento: 01.03.01 - Processo de prestação de contas
01.03.02- Processo político-administrativo
Subfunção: 01.05 -
Composição, Funcionamento e Deliberações das Comissões
Documentos: 01.05.01 - Edital
01.05.02
- Atas de reunião das comissões
01.05.03
- Correspondências
01.05.04
- Relatório das Comissões Especiais
01.05.05
- Ofícios expedidos pelo Presidente e membros da Mesa para a
Comissão
01.04.06
- Ofícios recebidos e expedidos pelo Presidente e membros da
Comissão
01.04.07
- Telegrama/carta recebidos pelo Presidente
Função:
02 – PROCURADORIA GERAL
Subfunção:
02.01 - Assessoria Jurídica
Documentos: 02.01.01 - Ação Direta de Inconstitucionalidade – ADIN
02.01.02 - Contratos administrativos
02.01.03 - Inquérito administrativo
02.01.04 - Pareceres Jurídicos
02.01.05 - Petições
02.01.06 - Parecer de processo de licitação
02.01.07 - Ações Judiciais
02.01.08 - Elaboração de Projeto de Lei Administrativo
Função:
03 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO ADMINISTRATIVO
Subfunção: 03.01
– Atos Legais e Normativos
Documentos: 03.01.01 – Estatutos, regimentos, decisões
administrativas, organograma.
03.01.02 – Portarias do Superintendente
Geral
Subfunção: 03.02
- Funcionamento e Deliberações Administrativas
Documentos: 03.02.01 - Portarias do Primeiro Secretário
03.02.02
- Solicitação de diárias
03.02.03 – Autorização para participação
de evento/curso
Função:
04 – RECURSOS HUMANOS
Subfunção: 04.01
– Controle da Movimentação Funcional
Documentos: 04.01.01 - Pasta funcional do servidor
04.01.02 - Livro de posse dos servidores
04.01.03 - Pasta Funcional do servidor comissionado
04.01.04 - Pasta Funcional do Deputado
04.01.05 - Processo de promoção/progressão
funcional/avaliação de desempenho.
Subfunção: 04.02
– Planejamento e Formulação de Políticas de RH
Documento: 04.02.01 - Histórico de tempo de serviço
04.02.02 - Quadro de cargos de provimentos do efetivo
04.02.03 - Quadro de cargos em comissão
Subfunção: 04.03–
Recrutamento e Afastamento de Pessoal
Documento: 04.03.01 - Oficio de encaminhamento de
aposentadoria do servidor
04.03.02 - Dossiê de concurso público
04.03.03 - Dossiê de seleção de contratado
04.03.04 - Processo de exoneração/dispensa
04.03.05 - Processo de aposentadoria
04.03.06 - Processo de aposentadoria compulsória
04.03.07 - Processo de concessão de direitos e
benefícios
Subfunção: 04.04
– Controle de Frequência
Documento: 04.04.01 - Atestado de frequência/participação em
evento, curso, missão cultural.
04.04.02 - Folha de frequência diária do servidor
04.04.03 - Ofício informando que servidor trabalhou em
evento
04.04.04 - Ofício justificando falta do servidor
04.04.05 - Lista de presença dos Deputados nas
comissões e nas sessões
04.04.06 - Ofício solicitando/justificando dispensa de
Deputado/Servidor
Subfunção: 04.05
– Concessão de Direitos, Vantagens e Benefícios
Documento: 02.08.01 – Escala de férias
02.08.02 – Requerimento de Pessoal
Subfunção: 04.06
– Capacitação e Aperfeiçoamento Funcional
Documento: 04.06.01 – Diplomas e certificados de curso
Subfunção: 04.07
– Controle de Pagamentos
Documento: 04.07.01 - Ficha financeira
04.07.02 - Folha de pagamento (funcionários ativos,
inativos e pensionistas)
04.07.03 - Planilha de controle de pensionista
04.07.04 - Listagem de depósito bancário mensal
04.07.05 - Autorização de desconto por servidor
04.07.06 - Contracheque
04.07.07 - Pensões alimentícias
Subfunção: 04.08
– Controle Disciplinar
Documentos: 04.08.01 – Processo de sindicância
04.08.02 – Processo administrativo
disciplinar
Função:
05 –ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
Subfunção: 05.01
– Planejamento e Orçamento
Documentos: 05.01.01 - Previsão Orçamentária
05.01.02 - Propostas para as Diretrizes Orçamentárias
(LDO)
05.01.03 - Propostas para o Orçamento Anual (LOA)
05.01.04 - Propostas para o Plano Plurianual (PPA)
05.01.05 - Plano de contas anual
Subfunção: 05.02
– Elaboração de Alterações Orçamentária
Documentos: 05.02.01 – Solicitação de verba suplementar
Subfunção: 05.03
– Controle Financeiro e Orçamentário
Documentos: 03.03.01 - Boletins diários da tesouraria (processo)
05.03.02 - Cópia de empenhos
05.03.03 - Canhoto e cópia de cheque /
ordem bancaria
05.03.04 - Folha de pagamento de
Deputado
05.03.05 - Consignado em folha de
pagamento
05.03.06 - Cheques cancelados
05.03.07 - Empenho Parcela Autônoma de
Equivalência – PAE
Subfunção: 05.04
– Controle da Contabilidade
Documentos:
05.04.01 - Balanço (orçamentário,
financeiro, patrimonial e geral)
05.04.02 - Balancetes de despesas
05.04.03 - Razão
05.04.04 - Resumo de folha de pagamento de pessoal
05.04.05 - Demonstrativo financeiro mensal
05.04.06 - Ofício encaminhando cópia de balancete
05.04.07 - SIAFEM / EFISCO
Subfunção: 05.05
– Recolhimento de Encargos Sociais e Contribuições
Documentos:
05.05.01 - DARF / RAIS / INSS /
FUNAFIN / ISS / IR
05.05.02 - Ofício encaminhando demonstrativo de valor
da contribuição do INSS/FUNAFIN
05.05.03 - Recolhimento contribuição sindical
Função:
06 – AUDITORIA
Subfunção: 06.01
– Controle da Auditoria
Documentos: 06.01.01 - Contratos – unidade gestora
06.01.02 - Contratos – verba indenizatória
06.01.03 - Pareceres
06.01.04 - Relatório de Gestão
06.01.05 - Relatório de liberação de suprimento
individual
06.01.06 - Relatório de liberação de verba
indenizatória
Função:
07 – BENS PATRIMONIAIS E MATERIAIS
Subfunção: 07.01
– Controle de Compras e Contratação de Serviços e Obras
Documentos: 07.01.01 - Contrato
07.01.02 - Certificados de garantia e manual de bem
permanente
07.01.03 - Processo licitatório de obra de engenharia
07.01.04 - Processo licitatório de natureza contínua
07.01.05 - Processo licitatório de bens e serviços
07.01.06 - Processos de dispensa de licitação
07.01.07 - Processo de inexigibilidade de licitação
07.01.08 - Cadastro de fornecedores
07.01.09 - Processo por compra direta (material de
consumo e permanente)
07.01.10 - Pregão eletrônico
07.01.11 - Pregão Presencial
07.01.12 - Tomada de preço
07.01.13 - Concorrência
07.01.14 - Convênios
07.01.15 - Contratos
07.01.16 - Mapas de cotação
07.01.17 - Tabela de cotação
07.01.18 - Controle de empenhos
07.01.19 - Impressão de certidões
07.01.20 - Impressão de registros de atividades das
empresas
Subfunção 07.02
– Controle de Almoxarifado
Documentos: 07.02.01 – Ficha de controle de estoque
07.02.02 – Recibo de entrega de material
07.02.03 – Requerimento de aquisição
Subfunção: 07.03
– Controle de Bens Patrimoniais
Documentos: 07.03.01 - Inventário de bens patrimoniais
07.03.02 - Relatório de inventário
07.03.03 - Ficha de cadastramento de equipamentos
07.03.04 - Relatório de baixa de bens patrimoniais
07.03.05 - Relatório de vistoria do imóvel
07.03.06 - Relatório por obra/reforma
07.03.07 - Escritura do imóvel / concessão de uso
07.03.08 - Planta de imóvel / projeto de edificação /
reforma
Subfunção: 07.04
– Controle de Transportes Internos
Documentos: 07.04.01 - Certificado de registro e licenciamento de
veículos
07.04.02 - Contrato de seguro
07.04.03 - Processo de concessão de uso de veículo
07.04.04 - Processo por infração/acidentes
07.04.05 - Multas de trânsito
07.04.06 - Planilha de controle de uso
07.04.07 - Requisição de combustível
07.04.08 - Controle de saída de veículo
07.04.09 - Controle de combustível por veículo
Função:
08 – BENS MATERIAIS, PRESERVAÇÃO E MEMÓRIA.
Subfunção: 08.01
– Preservação e Memória
Documentos: 08.01.01 - Termo de responsabilidade
08.01.02 - Relatório de vistoria histórico (imóvel,
peças museais e documentos)
08.01.03 - Inventário de tombamento de documentos
históricos e peças museais
08.01.04 - Relatório de intervenções técnicas
08.01.05 - Ofício solicitando intervenções na sede do
Legislativo (Museu Palácio Joaquim Nabuco)
08.01.06 - Relatório de patologias
08.01.07 - Projetos, convênios, contratos e acordos de
cooperação técnica cultural.
08.01.08 - Índice e remissivo de projetos, leis,
resoluções e decretos.
08.01.09 - Edição de livros, cartilhas, folders e
banners (edições históricas)
08.01.10 - Planos e projetos culturais documentais
Função:
09 – TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Subfunção: 09.01
– Informática
Documentos: 09.01.01 - Planos e projetos
09.01.02 - Programas (inclusive licença e registro de
uso e compra)
09.01.03 - Manuais técnicos e do usuário
09.01.04 - Suporte técnico (normas,
inventários de softwares e equipamentos, chamados técnicos, visitas técnicas,
relatórios)
09.01.05 - Redes (documentação, administração,
especificações técnicas)
09.01.06 - Banco de dados
(documentação, administração, modelagem, consolidação, especificações técnicas
de sistemas e equipamentos, dicionários de dados e metadados, instalação o
configuração, backups, manuais técnico/usuário
09.01.07 - Sistemas (documentação,
implementação, desenvolvimento, homologação, especificações técnicas,
implantação, avaliação, capacitação de usuários, avaliação do grau de
satisfação dos usuários).
Função:
10 – COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Subfunção: 10.01
– Compilação e Divulgação de Notícias Institucionais
Documentos: 10.01.01 - Clipping
10.01.02 - Release
10.01.03 - Diário Oficial do Estado de Pernambuco
10.01.04 - Diário de Pernambuco, Jornal do Commercio,
Folha de Pernambuco, outros jornais de circulação pública.
10.01.05 - Projetos culturais
10.01.06 - Relatório Bienal
10.01.07 - Tribuna Parlamentar (mensal)
Subfunção: 10.02
– Produção de Registros de Áudio e Som
Documentos: 10.02.01 – Registros audiovisuais
10.02.02 – Registros fotográficos
10.02.03 – Registros sonoros
Função:
11 – ASSISTÊNCIA À SAÚDE
Subfunção: 11.01
– Controle das Atividades de Saúde
Documentos: 11.01.01 - Normas e procedimentos
11.01.02 - Consulta médica
11.01.03 - Prontuários médicos dos Deputados,
servidores e seus dependentes.
11.01.04 - Parecer da Junta médica
11.01.05 - Agenda médica
11.01.06 - Relatório de pacientes
Função:
12 – CAPACITAÇÃO ACADÊMICA
Subfunção: 12.01
– Controle das Atividades Acadêmicas
Documentos: 12.01.01 - Apostilas
12.01.02 - Avaliação de curso/professor
12.01.03 - Certificados
12.01.04 - Diário de classe
12.01.05 - Dossiê de curso
12.01.06 - Ficha de inscrição em cursos
12.01.07 - Frequência de alunos
12.01.08 - Gráficos estatísticos
12.01.09 - Histórico escolar
12.01.10 - Testes e exercícios de avaliação do aluno
12.01.11 - Pasta Funcional do estagiário
Função:
13 – DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
Subfunção: 13.01
– Atos Legais e Normativos
Documentos: 13.01.01 - Instruções Normativas (CPAD)
13.01.02 - Convênio de cooperação
técnica e cultural
Subfunção: 13.02
– Gestão de Documentos
Documentos: 13.02.01 -Processo de reuniões da Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos (CPAD).
13.02.02 - Editais de eliminação de documentos
13.02.03 - Inventário do acervo bibliográfico
13.02.04 - Livro de tombo de material bibliográfico
13.02.05 - Livro de protocolo
13.02.06 - Livro de assinatura de visitantes
13.02.07 - Estatística de visitantes mensal
13.02.08 - Estatística de visitantes anual
13.02.09 - Medalha
13.02.10 - Código de Classificação de Documentos-CCD
13.02.11 - Tabela de Temporalidade
Documental – TTD e índice
13.02.12 - Relação de recolhimentos e
transferências
13.02.13 - Termo de eliminação
13.02.14 - Termo de recolhimento
13.02.15 - Termo de transferência
13.02.16 - Termo de doação
13.02.17 - Peças promocionais / peças
para o Kit Parlamentar
13.02.18 - Ofícios recebidos
13.02.19 - Ofícios expedidos
Subfunção: 13.03
– Protocolo
Documentos: 13.03.01 - Mapa de monitoramento e controle de
vencimentos de assinaturas de periódicos.
13.03.02 - Mapa de controle de postagem de
correspondências via correios
13.03.03 - Mapa de controle geral de periódicos
13.03.04 - Mapas de monitoramento de recebimento e
entrega de jornais, revistas e convites.
13.03.05 - Requerimento de pessoal
13.03.06 - Guia de remessa de correspondência
13.03.07 - Convites, cartas, cartões e telegramas.
Função:
14 – ATIVIDADES DE APOIO
Subfunção: 14.01
– Controle de Serviços de Telecomunicação
Documentos: 14.01.01 - Planilha de controle de telefones
14.01.02 - Relatório de telefonemas
mensais
Subfunção: 14.02
– Execução de Serviços de Reprografia e Gráfica
Documentos: 14.02.01 - Planilha de controle de uso de copiadora
Subfunção: 14.03
– Registro de Sugestões e Reclamações
Documentos: 14.03.01 - Planilha de registro de reclamações ou
sugestões
INSTRUÇÃO NORMATIVA –
IN/Cpad/Alepe Nº 002/2013.
NORMATIZA OS
PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art.1º A presente Instrução Normativa é dirigida ao
tratamento intelectual e físico da documentação, fornecendo orientações sobre
sua classificação, tempo de guarda e formulários para os procedimentos de
eliminação e transferência.
Art.2º O Código de Classificação de Documentos - CCD e
a Tabela de Temporalidade Documental - TTD, destinam-se à gestão do conjunto de
procedimentos e operações técnicas e administrativas referentes à produção,
uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos produzidos e recebidos no
âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco - Alepe.
§ 1º O Código de Classificação de Documentos - CCD é
uma ferramenta utilizada para classificar, ordenar e indexar todo e qualquer
documento de arquivo, visando agrupá-los, permitindo sua identificação e
controle, relacionando esses documentos à funcionalidade da Alepe, sendo a sua
aplicabilidade através do método decimal.
§ 2º A Tabela de Temporalidade Documental - TTD, é um
instrumento resultante da avaliação documental que define o prazo de guarda,
autoriza a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente.
Art. 3º Para os efeitos desta Instrução Normativa são
estabelecidos os seguintes conceitos e definições:
I – Gestão de documentos: planejamento e controle das
atividades técnicas relacionadas à produção, classificação, tramitação, uso,
arquivamento, avaliação e seleção dos documentos, em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
na Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo - APPHL.
II – Arquivo: conjunto de documentos produzidos e
recebidos, acumulados pela Alepe no desempenho de suas atividades técnicas e
administrativas, independente da natureza dos suportes.
III – Arquivar: operação que consiste na guarda de
documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos e instalações que lhes
forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente
estabelecido.
IV – Documentos correntes: aqueles em curso ou que se
conservam em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.
V – Documentos intermediários: aqueles que já
cumpriram a vigência no arquivo corrente e aguardam prazos de prescrição e
precaução, para a sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente.
VI – Documentos permanentes: aqueles com valor
histórico, probatório e/ou informativo que devem ser definitivamente
preservados na APPHL.
VII – Avaliar: através da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos - Cpad, analisar a documentação com vistas a estabelecer
sua destinação, de acordo com seus valores administrativo, probatório,
informativo ou histórico.
VIII – Organizar: utilizar técnicas arquivísticas para
classificação, indexação e descrição de documentos.
IX – Transferir: remeter documentos de um arquivo
corrente para o arquivo intermediário.
X – Recolher: tombar documentos para guarda
permanente, após processo de avaliação.
XI – Higienizar: técnica de conservação, para a
retirada de poeira, grampos, clips e outros resíduos estranhos aos documentos,
com vistas à sua preservação;
XII- Restaurar: impedir processos de deterioração que
possam causar dano total ou parcial ao documento.
XIII – Acondicionar: guardar documentos de acordo com
as técnicas arquivísticas e de conservação, visando promover a salvaguarda e a
preservação, através do acondicionamento em suportes especiais tais como
caixas, fichários e/ou outros, de acordo com a especificidade documental.
XIV – Descartar: excluir documentos do acervo, após
avaliação e cumpridos os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade,
mediante doação ou fragmentação.
XV - Cessão: doar documentos ou coleções armazenados
que, de acordo com a avaliação e o parecer técnico da APPHL e da Cpad, não
contribuem com a atividade da instituição.
XVI - Termo de Doação - TD (Anexo I): documento
elaborado pela Cpad, de acordo com parecer técnico da APPHL, para a doação de
documentos ou coleções.
XVII - Classificar: atribuir código ao documento, de
acordo com a sua função.
XVIII – Dossiê: unidade documental formada por peças
diversas, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.
XIX – Processo: conjunto de documentos acumulados no
curso de uma ação.
XX – Valor administrativo: qualidade pela qual um
documento serve ao desempenho da atividade-fim ou da atividade-meio da Alepe.
XXI – Valor histórico: qualidade pela qual um
documento expõe fatos sobre a atuação da Alepe, cuja memória seja considerada
relevante.
XXII – Valor informativo: qualidade pela qual um
documento, independentemente de seu valor probatório, permite conhecer seres,
coisas e fatos.
XXIII – Valor probatório: qualidade pela qual um
documento evidencia a existência ou a veracidade de um fato.
CAPÍTULO II
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS –
Cpad
Art. 4º Compete à Comissão Permanente de Avaliação
Documentos - Cpad, conforme o que estabelece a Lei nº 14.487 de 24 de novembro
de 2011:
I – Elaborar, implantar, alterar e adaptar o Código de
Classificação de Documentos - CCD e a Tabela de Temporalidade Documental - TTD
da Alepe e submetê-los à apreciação da Mesa Diretora e aprovação da
Presidência.
II – Orientar e supervisionar a aplicação do CCD e da
TTD, pelos setores da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco - Alepe.
III - Desenvolver e incentivar políticas, elaborar e participar
de projetos e campanhas internas e externas voltadas para as práticas
sustentáveis de racionalização de recursos.
IV - Orientar e incentivar o uso da intranet como
ferramenta essencial para racionalização, agilidade e economia nos trâmites
documentais da Alepe.
V - Estabelecer padronização dos documentos produzidos
pela Alepe, inclusive quanto à formatação, dimensão e tipo de papel utilizado,
proporcionando melhores condições para armazenamento e garantindo a longevidade
dos documentos.
VI – Deliberar sobre o descarte de documentos.
VII – Registrar o descarte de documentos na Ata de
Eliminação de Documentos – AED (Anexo II) e mandar publicar no Diário Oficial
do Estado acompanhado do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos - ECED
(Anexo III).
VIII – Elaborar cronograma para o descarte de
documentos.
CAPÍTULO III
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
Art. 5º A Tabela de Temporalidade Documental - TTD
terá estrutura segundo o método funcional, agrupando as séries documentais de
acordo com seu grupo funcional, dentro das atividades que exerce a Alepe
§ 1º Para efeitos desta Instrução Normativa,
considera-se:
I – Função: o conjunto de atividades e ações
desenvolvidas pela Alepe para a consecução de seus objetivos.
II – Subfunção: o agrupamento de atividades afins
dentro de uma determinada função.
CAPÍTULO IV
DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 6º Os documentos produzidos ou recebidos pela
Assembleia Legislativa serão classificados por funções, de acordo com o Código
de Classificação de Documentos - CCD.
Parágrafo único. O documento juntado ou o processo
apensado de forma permanente aos autos de um processo ou a um dossiê receberá o
mesmo código de classificação destes, devendo ser preservado o de temporalidade
mais longa.
Art. 7º O Código de Classificação de Documentos - CCD
apresenta um Índice, que faz parte integrante do CCD.
Parágrafo único. O Índice de que trata este artigo é
um instrumento complementar ao Código de Classificação que relaciona
alfabeticamente, todos os tipos documentais, funções e subfunções.
CAPÍTULO V
DA GUARDA E DA DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 8º Os prazos de guarda e a destinação dos
documentos produzidos ou recebidos na Alepe serão atribuídos em conformidade
com o que dispõe a Tabela de Temporalidade Documental- TTD.
§ 1º Todas as unidades gestoras da Alepe deverão
encaminhar seus documentos à Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico
do Legislativo, após cumprirem o prazo no arquivo corrente, exceto aqueles
destinados à eliminação na própria unidade gestora e que não apresentem valor
para sua guarda, conforme estabelecido na TTD.
§ 2º Os documentos de arquivo, ao serem transferidos
e/ou recolhidos para APPHL, deverão estar avaliados, organizados, higienizados
e acondicionados, bem como acompanhados do Termo de Transferência /
Recolhimento de Documentos - TTRD (Anexo IV), instrumento descritivo que
permite a sua identificação e controle.
§ 3º Os documentos que apresentarem valor histórico
serão permanentemente preservados na APPHL e os demais serão descartados com o
decurso de seu ciclo de vida.
§ 4º Competirá a APPHL elaborar cronograma para
transferência dos documentos.
CAPÍTULO VI
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 9º Observado o contido nesta Instrução Normativa
e na TTD, as unidades gestoras da Alepe encaminharão à Cpad Termo de Eliminação
de Documentos – TED (Anexo V), com previsão de eliminação, contemplando os
documentos:
I – com temporalidade vencida na fase corrente e sem
previsão de guarda na APPHL;
II – com temporalidade vencida na fase intermediária e
que não sejam destinados à guarda permanente;
Art. 10 A Cpad encaminhará à APPHL o Termo de
Eliminação de Documentos - TED, devidamente assinado pela maioria simples de
seus membros, para análise e aprovação quanto ao valor probatório histórico dos
documentos a serem descartados.
§ 1º Após a análise e aprovação, a Cpad encaminhará o
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos – ECED à Mesa Diretora para
anuência, que enviará à Presidência para autorização de eliminação.
§ 2º Tendo a Presidência autorizado a eliminação, o
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos- ECED deverá ser encaminhado para
a Cpad que, juntamente com a Ata de Eliminação de Documentos – AED, mandará
publicar no Diário Oficial do Estado de Pernambuco e na página da Alepe na
Internet, visando o que disciplina a lei do acesso a informação.
§ 3º Edital de Eliminação de Documentos consignará
prazo de quarenta e cinco dias para que os interessados requeiram a doação de
documentos ou, às suas expensas, as cópias destes, por meio de solicitação por
escrito contendo identificação do requerente e especificação dos mesmos.
§ 4º A eliminação de documentos ocorrerá depois de
concluído o processo de avaliação conduzido pela Cpad e será efetivada quando
cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.
§ 5º Os documentos a serem eliminados deverão ser
fragmentados e destinados à reciclagem.
CAPITULO VII
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS
Art. 11. Caberá à Assistência de Preservação do
Patrimônio Histórico do Legislativo propor à Cpad a guarda permanente dos
processos e documentos que repercutirem fato para a pesquisa histórica,
administrativa e/ou técnico-científica e garantir a preservação e o acesso aos
documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para história da
Assembleia Legislativa e do Estado de Pernambuco.
Parágrafo único. Caberá à Alepe prover recursos que
garantam a preservação dos documentos.
Art. 12. Caberá à Cpad e a APPHL, em conformidade com
a Mesa Diretora da Alepe, a busca de soluções que garantam a eficiência da
gestão de documentos, requisito básico para o acesso à massa documental como
instrumento de garantia de direitos.
Art. 13. Caberá às unidades gestoras cumprir os
procedimentos e operações técnicas contidos nesta Instrução Normativa
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor.
Art. 14. É vedado o arquivamento na APPHL de
documentos pessoais, exceto aqueles pertencentes à Pasta Funcional de
Parlamentares, bem como documentos em duplicatas sem fundamentos relevantes.
Parágrafo único. Quando se tratar da Pasta do
Servidor, os documentos ficarão arquivados na Superintendência de Recursos
Humanos.
Art. 15. Os documentos de valor permanente não poderão
ser eliminados após digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.
Parágrafo único. Será apurada, mediante processo
legal, a responsabilidade pela destruição, inutilização ou deterioração de
documentos sem a devida autorização estabelecida nesta Instrução Normativa.
Art. 16. Esta Instrução Normativa entra em vigor na
data de sua publicação.
Art. 17. Revogam-se as disposições em contrário.
ANEXO I
Termo de Cooperação Cultural que entre si celebram a Assembleia
Legislativa do Estado de Pernambuco - Alepe, e a
....................................................., por meio do TERMO DE
DOAÇÃO Nº ......../..........
A ASSEMBLEIA
LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO, inscrita no CNPJ sob o N°
11.426.104/0001-34, com sede na Rua da União, nº 439, Bairro da Boa Vista,
Recife, Pernambuco, doravante designada apenas DOADORA, neste ato
representada pelo Presidente, Deputado ....................................,
portador do CPF N° ...........................e RG N°..................,
residente e domiciliado na cidade de ......................-PE, e pelo Primeiro
Secretário, Deputado ................................, portador
do CPF Nº ............................... e RG Nº
............................., residente e domiciliado na cidade de
................................-PE, e de outro lado a .................................................
doravante designada INSTITUIÇÃO RECEBEDORA, com sede na
................................................., nesta cidade do
......................., inscrita no CNPJ sob o Nº
............................................, representada neste ato pelo
..................................................., (nacionalidade),
(estado civil), (cargo), inscrito no CPF sob o Nº
............................... portador da cédula de identidade Nº.
......................, residente e domiciliado na cidade de
..................., celebram o presente termo, regido, no que couber pela Lei
Federal Nº 8.313, de 23 de dezembro de 1991; pelo Decreto N° 7.724, de 16 de
maio de 2012, que regulamenta a Lei No 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso à informação previsto no inciso XXXIII
do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o
do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal, e
pela Lei Estadual Nº915/2012, de maio de 2012, pela Resolução n
............./.......... e pelas condições que em sucessivo, mútua e
reciprocamente outorgam e aceitam a seguir:
O
presente TERMO DE DOAÇÃO tem por objeto firmar cedência total e
permanente da posse da documentação ou conjunto documental descrito na FICHA DE
DOAÇÃO (Anexo I), que integra este termo, em conformidade com o parecer técnico
emitido pela Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo
(anexo II), solicitado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -
CPAD, que aprovou em ata, publicada no Diário Oficial do Estado, no dia 21 de
julho de 2012 (anexo III), a doação do conjunto documental referido na ficha de
doação.
A
INSTITUIÇÃO RECEBEDORA compete
responsabilizar-se integralmente pela guarda, manutenção e conservação da
documentação ou conjunto documental, referido no TERMO DE DOAÇÃO,
observando-se as técnicas arquivistas e de conservação vigentes, bem como se
compromete a disponibilizar sem restrições, gratuita e integralmente, toda a
documentação ou conjunto documental, registrado no Termo de Doação, para
consulta pública, em um prazo máximo de 03 (três) meses a contar do recebimento
do objeto doado, por parte da INSTITUIÇÃO RECEBEDORA. Além disso,
compromete-se a fazer o translado da documentação, seguindo as exigências e
normas técnicas atuais, em um prazo máximo de 1 (um) mês, após assinatura do TERMO
DE DOAÇÃO.
AO
DOADOR cabe a responsabilidade de
publicar, no Diário Oficial do Estado de Pernambuco, a cooperação cultural
firmada, publicizando a referência do documento ou conjunto documental doado.
E,
por se acharem, assim, justos e acordados, firmam o presente Termo de Doação em
03(três) vias de igual teor e forma, para único efeito de direito na presença
de 02 (duas) testemunhas que a tudo assistiram e subscrevem.
Recife,
de de 2013.
_________________________________________________________
(NOME)
Presidente
da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco
_________________________________________________________
(NOME)
Primeiro
- Secretário da Assembleia Legislativa de Pernambuco
_________________________________________________________
(NOME)
(INSTITUIÇÃO
RECEBEDORA)
TESTEMUNHAS:
_________________________________________________________
NOME:
ENDEREÇO:
CPF
Nº
INSTITUIÇÃO
RECEBEDORA
_________________________________________________________
NOME:
ENDEREÇO;
CPF Nº
REPRESENTANTE Cpad/Alepe
FICHA DE DOAÇÃO (Anexo I ao Termo de Doação)
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1. Ficha Técnica
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Designação:
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Volumes:
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Autoria:
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Época:
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Material/Técnica:
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Data da Incorporação:
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2. Data de Doação:
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3. Instituição Recebedora:
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4. Data de Saída:
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5. Parecer da Comissão de
Acervo:
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6. N° do Termo de Doação
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Foto 01 -
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Foto 02 -
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ANEXO II
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
ATA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – AED
Aos
______ dias do mês de __________ do ano de _________, a COMISSÃO PERMANENTE DE
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS da ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO,
de acordo com o que consta na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD,
aprovada pela Resolução nº , de de de ,
procedeu à eliminação de _______metros lineares de documentos, de acordo com o
contido nos Termos de Eliminação de Documentos - TED nºs. ____/____, e Edital
de Ciência de Eliminação de Documentos – ECED, de ___/___/______. e para
constar, Eu, _______________________, na qualidade de Primeira-Secretária,
lavrei a presente Ata, sem rasuras ou entrelinhas, que vai por mim assinada e
por todos os membros presentes.
ANEXO III
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação,
designado pelo Ato nº.____, ___/___/___, publicado no Diário Oficial do Estado
de Pernambuco, de ____/___/___) de acordo com os Termos de Eliminação de
Documentos, nº s. ___/___;___/_____;, parecer da Mesa Diretora (indicar o
Biênio), autorização do Presidente (indicar o nome do presidente) da Assembleia
Legislativa do Estado de Pernambuco e ciência do Assistente-Chefe da
Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo, por
intermédio dos Termos de Eliminação de Documentos, acima citados, faz saber a
quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia
subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado de
Pernambuco, e na página da Alepe da internet, se não houver oposição, a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – Cpad, eliminará os documentos
relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período
(indicar as datas-limites), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor
dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer ás
suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo,
mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de
legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do (a) (indicar
o órgão ou entidade).
(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos )